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Une organisation possible pour un processus de gestion « risque non prévisible » dans le domaine de la santé

Les contraintes à prendre en compte

La maitrise de l’exécution des actions à réaliser d’un processus « risque santé non prévisible » n’a rien de comparable avec le management de projets importants.

En effet, on ne connait ni son commencement, ni sa fin, ni son importance. On doit constamment prendre en compte son évolution. De plus, on doit tenir compte des ressources limitées à mettre en œuvre.

Par ailleurs, «un risque santé non prévisible» se déroulera sur plusieurs sites à des dates où l’intensité du niveau de risque sera différente.

Au niveau des délais

Les conséquences des décalages des tâches de son déroulement sont les mêmes quelques soient leur durée. On ne doit pas faire une distinction entre la valeur des équipements et celle des fournitures                            car les retards de leur exécution auront les mêmes conséquences.

En effet, un décalage qui intervient sur un approvisionnement des masques aura les mêmes conséquences que celui de la valeur d’un équipement d’une salle de réanimation. Il en résulte que tous les approvisionnements doivent être disponibles dès le début du risque et pendant tout son déroulement.

L’analyse de la prévision pour « risque non prévisible » dans le domaine de la santé

Elle doit correspondre à l’importance du risque et prendre en compte toutes les connaissances du moment, elles devront en permanence être complétées et actualisées.

Dans un premier temps le responsable consultera lors d’analyses successives les scientifiques et les spécialistes directement concernés par le risque pour obtenir une première esquisse de son déroulement. Ensuite, avec les autres scientifiques de disciplines complémentaires, cette première analyse du déroulement prévisionnel du risque sera affinée, les prescriptions et les procédures à utiliser seront définies.

Toutes les informations concernant les différents échanges entre les spécialistes devront aboutir à une synthèse qui prendra en compte les connaissances du moment et les actions à prévoir en cas de risque.

Au cours de l’analyse on doit tenir compte de l’incidence financière lors de la détermination des procédures nécessaires à mettre en œuvre. Cependant lors du déroulement de ce processus les contraintes en priorité à prendre en compte seront la prévision et la maitrise des délais.

Les documents nécessaires au suivi du risque 

Pour mener à bien cette analyse, il est conseillé d’utiliser un planning et d’y incorporer les tâches concernant les propositions, les décisions et les procédures émises lors des réunions.

Ce planning se complètera à chacune de celles-ci. A terme, on visualisera le cheminement de l’analyse du processus et les procédures pour maîtriser le risque concerné, avec la base de données créée en osmose : ils en seront la mémoire.

Il est indispensable que l’analyse soit revue périodiquement pour modifier les hypothèses suite aux nouvelles connaissances. En fonction du risque plusieurs démarches similaires peuvent être envisagées ; celle retenue, devra être choisie au moment de la constatation de ce risque.

En parallèle doit être élaborée une base de données. Celle-ci devra contenir toutes les informations correspondantes qui ont été mémorisées à la suite des discussions, échangées lors des réunions d’analyse et des informations concernant le « risque santé ». Elle devra être actualisée pour prendre en compte toutes nouvelles informations et permettre aux utilisateurs d’accéder aux derniers renseignements et aux procédures d’exécutions.

Les équipements nécessaires

A partir des connaissances actuelles du risque, après avoir reçu les accords de tous les participants, un déroulement prévisionnel sera arrêté et obtenu. Il pourra être mis en œuvre dès l’apparition du risque par les utilisateurs de chacun des sites.

Il sera essentiel de voir les équipements nécessaires à utiliser, le coût et ceci pour différents niveaux de besoins. L’équilibre entre une sécurité maximum à préserver et le coût de ces équipements sera la difficulté majeure à prendre en compte.

En fonction des enjeux, cet équilibre devra être trouvé et une décision sera nécessaire pour intervenir et ceci au plus haut niveau, car c’est un grave problème qui concerne l’ensemble de la société.

La répartition des actions que doit réaliser la cellule de centralisation et les sites

Dès que l’analyse, qui prend en compte les connaissances du processus d’exécution de ce « risque santé » sera terminée, une organisation devra être créée : la cellule centralisatrice de traitements.

Elle sera la partie pensante et la mémoire de la lutte contre ce « risque santé ».

Elle collectera toutes les nouvelles informations concernant ce risque pour actualiser les anciennes pour que toutes décisions arrêtées restent opérationnelles dès l’apparition du risque.

Cette cellule informera les différents sites sur les dernières dispositions à prendre.

Il est souhaitable qu’elle assure l’intendance des fournitures de sécurité de l’ensemble des sites,

Elle devra évaluer les ressources en personnel, les équipements et les moyens qui seront nécessaires à mettre en œuvre pour faire face au risque et ceci pour chacun des sites.

La cellule de centralisation devra être opérationnelle immédiatement.

Les actions et l’interdépendance de la cellule centralisatrice de traitements

Au départ en fonction des prescriptions et des procédures retenues par les spécialistes, la cellule centralisatrice informera chacun des sites des besoins en personnel et en moyens qu’elle doit prévoir, pour faire face au risque de santé et ceci en fonction des spécificités du site.

Chacun des sites devra faire l’inventaire des moyens et personnel dont il dispose. Dans le cas d’insuffisance, il contactera sa direction pour obtenir les compléments nécessaires

La cellule de centralisation en fonction des éléments fournis par les sites établira un plan de répartition pour permettre le suivi du lissage du personnel et des moyens de l’ensemble des sites. Elle indiquera à chacun des sites les moyens dont il devrait disposer.

En retour, les sites communiqueront à la cellule de centralisation les éléments dont ils disposent ou qu’ils pourraient utiliser

Période de préparation

Dès l’apparition des premiers symptômes du virus la cellule de centralisation adaptera son plan de répartition et tiendra compte des nouvelles informations concernant l’évolution du risque. Elle devra en informer les sites.

Les sites devront vérifier s’ils sont prêts au niveau du personnel, des moyens et des approvisionnements et dans le cas contraire ils les compléteront.

La cellule de centralisation devra informer les sites dès les premiers cas signalés et mettre aussitôt en application son plan élaboré.

Les dispositions à prendre dès le déclenchement de l’épidémie

En fonction des dernières informations connues sur le virus elle prendra les dispositions correctives correspondantes et en informera les sites

Les sites utiliseront les documents du contrôle du suivi des patients.

Des échanges constants auront lieu avec les sites. La cellule de centralisation qui effectuera le suivi des sites pour adapter les dispositions qui étaient arrêtées pour le lissage du personnel et des moyens.

En cas de besoin ils consulteront la cellule de centralisation

Le choix cornélien « d’un risque santé non prévisible »

C’est l’importance des équipements « onéreux à prévoir» pour un processus de gestion d’un risque non prévisible qui sera le point le plus délicat à régler.

Pour cela lors de l’analyse du « processus risque » il sera nécessaire qu’un niveau d’équipement soit arrêté, car toute augmentation de pourcentage au-delà de ce qui est financièrement acceptable en termes d’équipement serait excessive, comme le serait l’augmentation des derniers pourcentages dans un rapport exponentiel.

Si au niveau moral, concernant la santé il est difficile d’admettre de ne prendre aucun risque en utilisant un maximum d’équipements onéreux, ceci peut être inconcevable en fonction du financement qu’il faudrait engager.

Un différend apparaîtra entre le choix moral et celui qui prend en compte le coût de cet équipement (qui ne sera utilisé seulement en totalité que si le risque se produirait).

En effet, si la société est unanimement d’accord pour faire face à un « risque santé » ; cependant pour les équipements onéreux à prévoir se posera la question du niveau d’approvisionnement en cas de risque.

C’est un choix cornélien de privilégier d’une part, la sécurité dans la société actuelle et d’autre part, de limiter les équipements onéreux à un niveau acceptable pour ne pas endetter les générations futures.

Ce différent crucial et certain ne devrait pas être réglé au moment où se révèlera le risque, mais lors de l’analyse du processus de ce « risque santé ». Lors de l’analyse du « processus risque » non prévisible en santé ce sont les scientifiques et les spécialistes à l’unanimité, qui après examen et en fonction des informations connues et ceci dès le constat du risque, devront être définis et conseillés sur les prescriptions et les procédures à réaliser.

Le scénario à éviter c’est qu’un responsable, bien que conseillé, lors de l’apparition du risque doit engager sa responsabilité quant aux choix qui lui sont suggérés ; alors qu’enfin, parce qu’elle en assumera les conséquences, c’est la collectivité qui en sera responsable.

En fonction du choix des équipements, la collectivité admet implicitement que dans le cas où un équipement se trouvera saturé ou dans l’impossibilité de transfert sur un autre site, les professionnels du site concerné seront dégagés de toutes responsabilités. Ils devront agir en fonction des critères retenus du moment et de la gravité des faits qu’ils jugeront les plus appropriés.

En résumé

Pour maitriser « un risque santé non prévisible » il est souhaitable de prévoir son déroulement et ceci à partir d’une analyse exhaustive avec les scientifiques, les spécialistes, les organismes concernés.

Ceux-ci doivent déterminer, en prenant en compte toutes les connaissances actuelles sur le risque, les dispositions et processus à mettre en œuvre pour éviter et traiter le risque voire l’éradiquer.

Une cellule centralisatrice des traitements de chacun des sites doit prévoir des besoins en personnels et en moyens, elle en assurera le lissage de ceux-ci entre les sites. Elle devra assurer le suivi de l’évolution de risque et prendre les dispositions correctives correspondantes. Elle informera les sites pour leur permettre dès l’apparition du risque de commencer leur intervention.

Nota : L’erreur à ne pas faire : serait de remettre en question le déroulement du risque établi par les scientifiques et les spécialistes, et d’attendre une décision qui provoquerait des retards avec des conséquences très importantes et incontrôlables.