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Une organisation possible pour un processus de gestion « risque non prévisible » dans le domaine de la santé

Les contraintes à prendre en compte

La maitrise de l’exécution des actions à réaliser d’un processus « risque santé non prévisible » n’a rien de comparable avec le management de projets importants.

En effet, on ne connait ni son commencement, ni sa fin, ni son importance. On doit constamment prendre en compte son évolution. De plus, on doit tenir compte des ressources limitées à mettre en œuvre.

Par ailleurs, «un risque santé non prévisible» se déroulera sur plusieurs sites à des dates où l’intensité du niveau de risque sera différente.

Au niveau des délais

Les conséquences des décalages des tâches de son déroulement sont les mêmes quelques soient leur durée. On ne doit pas faire une distinction entre la valeur des équipements et celle des fournitures                            car les retards de leur exécution auront les mêmes conséquences.

En effet, un décalage qui intervient sur un approvisionnement des masques aura les mêmes conséquences que celui de la valeur d’un équipement d’une salle de réanimation. Il en résulte que tous les approvisionnements doivent être disponibles dès le début du risque et pendant tout son déroulement.

L’analyse de la prévision pour « risque non prévisible » dans le domaine de la santé

Elle doit correspondre à l’importance du risque et prendre en compte toutes les connaissances du moment, elles devront en permanence être complétées et actualisées.

Dans un premier temps le responsable consultera lors d’analyses successives les scientifiques et les spécialistes directement concernés par le risque pour obtenir une première esquisse de son déroulement. Ensuite, avec les autres scientifiques de disciplines complémentaires, cette première analyse du déroulement prévisionnel du risque sera affinée, les prescriptions et les procédures à utiliser seront définies.

Toutes les informations concernant les différents échanges entre les spécialistes devront aboutir à une synthèse qui prendra en compte les connaissances du moment et les actions à prévoir en cas de risque.

Au cours de l’analyse on doit tenir compte de l’incidence financière lors de la détermination des procédures nécessaires à mettre en œuvre. Cependant lors du déroulement de ce processus les contraintes en priorité à prendre en compte seront la prévision et la maitrise des délais.

Les documents nécessaires au suivi du risque 

Pour mener à bien cette analyse, il est conseillé d’utiliser un planning et d’y incorporer les tâches concernant les propositions, les décisions et les procédures émises lors des réunions.

Ce planning se complètera à chacune de celles-ci. A terme, on visualisera le cheminement de l’analyse du processus et les procédures pour maîtriser le risque concerné, avec la base de données créée en osmose : ils en seront la mémoire.

Il est indispensable que l’analyse soit revue périodiquement pour modifier les hypothèses suite aux nouvelles connaissances. En fonction du risque plusieurs démarches similaires peuvent être envisagées ; celle retenue, devra être choisie au moment de la constatation de ce risque.

En parallèle doit être élaborée une base de données. Celle-ci devra contenir toutes les informations correspondantes qui ont été mémorisées à la suite des discussions, échangées lors des réunions d’analyse et des informations concernant le « risque santé ». Elle devra être actualisée pour prendre en compte toutes nouvelles informations et permettre aux utilisateurs d’accéder aux derniers renseignements et aux procédures d’exécutions.

Les équipements nécessaires

A partir des connaissances actuelles du risque, après avoir reçu les accords de tous les participants, un déroulement prévisionnel sera arrêté et obtenu. Il pourra être mis en œuvre dès l’apparition du risque par les utilisateurs de chacun des sites.

Il sera essentiel de voir les équipements nécessaires à utiliser, le coût et ceci pour différents niveaux de besoins. L’équilibre entre une sécurité maximum à préserver et le coût de ces équipements sera la difficulté majeure à prendre en compte.

En fonction des enjeux, cet équilibre devra être trouvé et une décision sera nécessaire pour intervenir et ceci au plus haut niveau, car c’est un grave problème qui concerne l’ensemble de la société.

La répartition des actions que doit réaliser la cellule de centralisation et les sites

Dès que l’analyse, qui prend en compte les connaissances du processus d’exécution de ce « risque santé » sera terminée, une organisation devra être créée : la cellule centralisatrice de traitements.

Elle sera la partie pensante et la mémoire de la lutte contre ce « risque santé ».

Elle collectera toutes les nouvelles informations concernant ce risque pour actualiser les anciennes pour que toutes décisions arrêtées restent opérationnelles dès l’apparition du risque.

Cette cellule informera les différents sites sur les dernières dispositions à prendre.

Il est souhaitable qu’elle assure l’intendance des fournitures de sécurité de l’ensemble des sites,

Elle devra évaluer les ressources en personnel, les équipements et les moyens qui seront nécessaires à mettre en œuvre pour faire face au risque et ceci pour chacun des sites.

La cellule de centralisation devra être opérationnelle immédiatement.

Les actions et l’interdépendance de la cellule centralisatrice de traitements

Au départ en fonction des prescriptions et des procédures retenues par les spécialistes, la cellule centralisatrice informera chacun des sites des besoins en personnel et en moyens qu’elle doit prévoir, pour faire face au risque de santé et ceci en fonction des spécificités du site.

Chacun des sites devra faire l’inventaire des moyens et personnel dont il dispose. Dans le cas d’insuffisance, il contactera sa direction pour obtenir les compléments nécessaires

La cellule de centralisation en fonction des éléments fournis par les sites établira un plan de répartition pour permettre le suivi du lissage du personnel et des moyens de l’ensemble des sites. Elle indiquera à chacun des sites les moyens dont il devrait disposer.

En retour, les sites communiqueront à la cellule de centralisation les éléments dont ils disposent ou qu’ils pourraient utiliser

Période de préparation

Dès l’apparition des premiers symptômes du virus la cellule de centralisation adaptera son plan de répartition et tiendra compte des nouvelles informations concernant l’évolution du risque. Elle devra en informer les sites.

Les sites devront vérifier s’ils sont prêts au niveau du personnel, des moyens et des approvisionnements et dans le cas contraire ils les compléteront.

La cellule de centralisation devra informer les sites dès les premiers cas signalés et mettre aussitôt en application son plan élaboré.

Les dispositions à prendre dès le déclenchement de l’épidémie

En fonction des dernières informations connues sur le virus elle prendra les dispositions correctives correspondantes et en informera les sites

Les sites utiliseront les documents du contrôle du suivi des patients.

Des échanges constants auront lieu avec les sites. La cellule de centralisation qui effectuera le suivi des sites pour adapter les dispositions qui étaient arrêtées pour le lissage du personnel et des moyens.

En cas de besoin ils consulteront la cellule de centralisation

Le choix cornélien « d’un risque santé non prévisible »

C’est l’importance des équipements « onéreux à prévoir» pour un processus de gestion d’un risque non prévisible qui sera le point le plus délicat à régler.

Pour cela lors de l’analyse du « processus risque » il sera nécessaire qu’un niveau d’équipement soit arrêté, car toute augmentation de pourcentage au-delà de ce qui est financièrement acceptable en termes d’équipement serait excessive, comme le serait l’augmentation des derniers pourcentages dans un rapport exponentiel.

Si au niveau moral, concernant la santé il est difficile d’admettre de ne prendre aucun risque en utilisant un maximum d’équipements onéreux, ceci peut être inconcevable en fonction du financement qu’il faudrait engager.

Un différend apparaîtra entre le choix moral et celui qui prend en compte le coût de cet équipement (qui ne sera utilisé seulement en totalité que si le risque se produirait).

En effet, si la société est unanimement d’accord pour faire face à un « risque santé » ; cependant pour les équipements onéreux à prévoir se posera la question du niveau d’approvisionnement en cas de risque.

C’est un choix cornélien de privilégier d’une part, la sécurité dans la société actuelle et d’autre part, de limiter les équipements onéreux à un niveau acceptable pour ne pas endetter les générations futures.

Ce différent crucial et certain ne devrait pas être réglé au moment où se révèlera le risque, mais lors de l’analyse du processus de ce « risque santé ». Lors de l’analyse du « processus risque » non prévisible en santé ce sont les scientifiques et les spécialistes à l’unanimité, qui après examen et en fonction des informations connues et ceci dès le constat du risque, devront être définis et conseillés sur les prescriptions et les procédures à réaliser.

Le scénario à éviter c’est qu’un responsable, bien que conseillé, lors de l’apparition du risque doit engager sa responsabilité quant aux choix qui lui sont suggérés ; alors qu’enfin, parce qu’elle en assumera les conséquences, c’est la collectivité qui en sera responsable.

En fonction du choix des équipements, la collectivité admet implicitement que dans le cas où un équipement se trouvera saturé ou dans l’impossibilité de transfert sur un autre site, les professionnels du site concerné seront dégagés de toutes responsabilités. Ils devront agir en fonction des critères retenus du moment et de la gravité des faits qu’ils jugeront les plus appropriés.

En résumé

Pour maitriser « un risque santé non prévisible » il est souhaitable de prévoir son déroulement et ceci à partir d’une analyse exhaustive avec les scientifiques, les spécialistes, les organismes concernés.

Ceux-ci doivent déterminer, en prenant en compte toutes les connaissances actuelles sur le risque, les dispositions et processus à mettre en œuvre pour éviter et traiter le risque voire l’éradiquer.

Une cellule centralisatrice des traitements de chacun des sites doit prévoir des besoins en personnels et en moyens, elle en assurera le lissage de ceux-ci entre les sites. Elle devra assurer le suivi de l’évolution de risque et prendre les dispositions correctives correspondantes. Elle informera les sites pour leur permettre dès l’apparition du risque de commencer leur intervention.

Nota : L’erreur à ne pas faire : serait de remettre en question le déroulement du risque établi par les scientifiques et les spécialistes, et d’attendre une décision qui provoquerait des retards avec des conséquences très importantes et incontrôlables.

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L’exemple du coronavirus montre l’importance de la maîtrise des délais

Deux des causes principales de la catastrophe du coronavirus

Ce sont deux contraintes de base qui n’ont pas été prises en compte et les conséquences de ces deux causes n’ont pas été linéaires mais exponentielles.

  1. Les masques devaient être disponibles et leurs réapprovisionnements assurés

En gestion de projets on sait que le retard d’une tâche est indépendant de son coût.

Le retard d’une tâche de quelques euros provoquera les mêmes conséquences qu’un équipement de 1000 euros voire plus. (Voir les trois croquis ci-après)

C’est le cas des masques au regard des cellules de réanimation.

  1. Le manque de prévision

Le coronavirus n’a pas attendu pour intervenir que les équipements de sécurité, dont les masques soient mis en place.

En effet :

  • lors d’une transaction et dans le déroulement de la vie courante, si un retard intervient, cela aura comme conséquence de retarder d’autant sa livraison voire d’augmenter son coût,
  • mais dans le cas d’un processus « risque non prévisible santé », c’est la nature qui s’impose : la société doit s’adapter et mettre aussitôt en œuvre les dispositions pour limiter et éviter ce risque.

Le coronavirus n’a pas attendu pour intervenir que les masques soient disponibles.

Imputer les responsabilités à qui ?

Celles-ci étaient très partagées entre tous les responsables des projets et leurs conseils ; et ceci depuis de nombreuses années ; mais également avec les autres acteurs informés qui avaient fait des études supérieures ou de management de projet. Ces derniers auraient dû se manifester pour éviter cette catastrophe.

Les responsables concernées sont ainsi très nombreux et depuis plusieurs années, il s’ensuit que la recherche des coupables n’apportera rien de bon, bien au contraire.

Les enseignements qui en résultent

Ceci est dû à la méconnaissance et à la non prise en compte de l’importance de la notion délai dans l’organisation de la réalisation de toutes actions de projets, de très grands projets, aux processus « risque non prévisible santé ».

 

En France, c’est la maîtrise des délais qui n’est pas prise en compte comme elle devrait l’être.

Pour cela, ce blog sera consacré à la maîtrise des délais. Des articles seront diffusés. Ils s’insèreront dans la liste des sujets qui seront abordés. Pour certains on pourra accéder à des développements plus complémentaires. Le but de ce blog est de faciliter aux différents utilisateurs l’accès à la maitrise des délais voire de démystifier la gestion de projets.

Ce petit exemple montre que les conséquences des retards des tâches d’un projet sont indépendantes : de leur durée, de leur coût, des ressources à mettre en œuvre pour les réaliser.

Un décalage de 5 jours dû au retard dans les approvisionnements des masques aura les mêmes conséquences, dans le déroulement du planning, que le décalage de 5 jours dû au retard dans l’intervention de la cellule de réanimations

 

Le décalage de la tâche « Appro masques » de 5 jours entraine le même décalage de 5 jours pour la tâche  Fin du traitement  au 29/03/21

Pour le même décalage de la tâche Réanimation de 5 jours on aura de également le même décalage de  5 jours pour la tâche Fin du traitement au 29/03/21

Au niveau de la prévision d’un processus risque non prévisible  

Remarque sur la prévision

Le proverbe « Gouverner c’est prévoir » met en évidence l’importance de la prévision des délais

Mais prévoir c’est décider l’action à réaliser : quoi faire, par qui, comment, et quand.

Pour cela il faut prendre en compte l’importance de cette action et de ces contraintes.

Une analyse de la prévision qui doit à partir des objectifs à atteindre, prendre en compte toutes les tâches à réaliser, les contraintes et risque prévisible.

Lors d’une discussion sur une action donnée, la visualisation de son déroulement s’impose et même elle participera à la décision.

Exemple : Cela peut être les tâches 2 et 3 qui seront les tâches sur lesquelles se porteront les discussions, mais dans le cas où la fin de la tâche 6 est une de ses priorités ; il sera nécessaire de prendre en compte la durée de la tâche 4.

Pour cela il est indispensable de visualiser le déroulement des actions pour estimer le délai de son déroulement.

Mais au niveau de la prévision d’un un processus de gestion « risque non prévisible » dans le domaine de la santé

La prévision est un impératif. absolu elle n’est pas comparable avec le management de projets importants. (des actes de la société)

En effet, on ne connait ni le commencement, ni la fin, ni l’ importance du risque. On doit constamment prendre en compte son évolution. De plus, on doit tenir compte des ressources limitées à mettre en œuvre. Il peut se dérouler sur plusieurs sites à des dates où l’intensité du niveau de risque sera différente.

C’est la nature qui impose ces contraintes, c’est à société de se prémunir, d’agir au plus tôt car tous retards amplifieront les conséquences humaines et financières

Voir la note : Une organisation possible pour un processus de gestion « risque non prévisible » dans le domaine de la santé.

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Coronavirus la cause initiale de la catastrophe

C’est le non-respect d’une donnée de base élémentaire et un manque de prévision en gestion de projets qui ont provoqués la cause initiale de la catastrophe du coronavirus qui depuis s’est amplifié.

Celles-ci sont imputables à l’ensemble des responsables et de leur conseils qui étaient concernés à l’époque. Continuer la lecture de Coronavirus la cause initiale de la catastrophe

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Pour le coronavirus les contraintes à respecter

Dans le blog précédant il a été montré que c’était le manque de prévision et la méconnaissance des bases de la gestion de projets qui étaient une de causes qui avait provoqué la catastrophe du coronavirus.

Dans celui-ci sont montrées les des bases de la gestion de projets et les démarches qui peuvent être utilisées pour « un processus non prévisible santé » (coronavirus).
Continuer la lecture de Pour le coronavirus les contraintes à respecter

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Dans un « processus d’un risque non prévisible santé » l’analyse et la prévision sont essentielles

Dans le précédant blog étaient indiqués les éléments de la gestion de projets à utiliser pour un processus non prévisible santé (leur non respect qui à proviqués la cartrasrophe de coronavirus).

D’autres dispositions devront être prises pour prendre en compte : l’évolution du coronavirus, et tenir compte des ressources limitées à mettre en œuvre et leur lissage sur les différentes sites. Continuer la lecture de Dans un « processus d’un risque non prévisible santé » l’analyse et la prévision sont essentielles