Le logiciel Ecoplanning est un logiciel de gestion de projets, il présente des spécificités et une solution globale. Il permet de récupérer des données d’un devis → jusqu’à un suivi opérationnel du projet (breveté) pour obtenir un déroulement qui respecte les objectifs.
Le coût définitif d’un projet résultera de la façon dont il a été réalisé et dans quel délai.
Majorité des intervenants ont besoin de leur agenda pour assurer leurs RDV, il en découle qu’un planning visuel est nécessaire pour la maîtrise du délai de leurs projets.
C’est le but du logiciel Ecoplanning : montrer aux utilisateurs comment établir le planning de différents types de projets.
Ils auront la possibilité d’effectuer le suivi du déroulement du projet pour connaître les conséquences en cas de retards intervenus et anticiper les actions correctives à apporter.
Ci-après sont présentées des vidéos sur la maîtrise des délais et une note pour la prise en mains de logiciel Ecoplanning
La règle du triangle d’or sur la maîtrise des délais
La vidéo de démystification de la gestion de projets
Un résumé vidéo de nos 3 ouvrages sur la maitrise des délais
La prise en main du logiciel Ecoplanning
Les règles du triangle d’or !
Cette représentation met en évidence l’osmose qu’il y a entre la qualité, le coût et le délai d’un projet.
Dans un triangle si l’on veut conserver constant un côté pour maîtriser la qualité et le coût d’un projet, on a l’obligation de maîtriser son délai
La qualité de l’objet du projet la maitrise des délais devient un impératif car à un + délai correspond un + coût
Démystification de la gestion de projet
Les utilisateurs qui ne possèdent pas les bases de la gestion de projets pourront voir notre vidéo disponible sur notre site depuis 4 ans : Démystification de la gestion de projet
Elle en présente les bases, la méthode Pert qui permet l’ordonnancement de tâches pour connaitre le chemin critique du projet et d’en établir le planning, avec la nécessité de prendre compte les contraintes extérieures et les risques.
Cette dernière est sous forme d’une playlist (plusieurs parties successives) YouTube, les parties de la vidéo s’enchaînent automatiquement mais vous pouvez accéder séparément à chacune des parties en cliquant en haut à droite de la vidéo.
Double cliquez pour mettre la vidéo en plein écran.
Nos ouvrages
J’ai rédige trois ouvrages sur la maitrise des délais disponibles sur Amazon pour une majorité d’utilisateurs. Dans cet ouvrage :
– sont indiquées les bases de la gestion de projets.
– est montré comment analyser un projet et établir son planning prévisionnel et d’en effectuer ensuite un suivi opérationnel.
Dans les 3 ouvrages entête de chacun des chapitres un résumé indique son contenu et les démarches qui seront décrites.
Les utilisateurs pourront accéder directement au chapitre concerné
Le contenu des livres
–les premiers chapitres concernent les données de base à prendre en compte pour la gestion des projets,
– dans ceux de la partie centrale est montré comment analyser les projets en fonction de leur importance et leur complexité,
– dans les derniers est décrit comment analyser pour obtenir le planning et son suivi du déroulement de projets spécifique.
Les utilisateurs pourront en obtenir en utilisant les démarches décrites le planning prévisionnel de petits projets, de projets importants, de très grands projets contenants eux-mêmes des projets importants
La prise en mains du logiciel Ecoplanning
C’est une solution globale de la maitrise des délais de différents types de projets. Elle permet depuis la récupération des données d’un devis, l’élaboration d’un planning prévisionnel son suivi jusqu’à sa livraison.
Sommaire des démarches
1 Ordonnancement des tâches d’un projet
1.1 Saisie et ordonnancement des tâches d’un projet
1.2 L’écran de Base et d’ordonnancement du logiciel
1.3 Les contraintes intérieures extérieures et les risques
2 L ’utilisation des plannings mémorisés
2.1 Création des critères d’un projet
2.2 Affectation des critères aux tâches
2.3 Liste des plannings mémorisés
2.4 Utilisation des critères d’un projet
3 Présentation de la sélection du logiciel Ecoplanning
3.1 La démarche performante des sélections du logiciel
3.2 La sélections des tâches à partir des critères
3.3 L’utilisation des tâches cochées facilite les sélections
3.4 La mise au point des projets
4 Le paramétrage du planning sur une page
4.1 Modifier temporairement les paramètres
4.2 Réafficher planning provisoire
5 Déterminer le format de sortie des plannings
6 Effectuer le suivi du projet connaitre les conséquences des retards
Remarques : Ces démarches faciliteront l’analyse du projet pour obtenir des plannings visuels sur une page et répondre aux besoins.
Mais le logiciel permet d’autres possibilités, en particulier :
La démarche simulation : pour recaler un planning dans de nouveaux objectifs
La recopie en cascades d’un réseau de tâches : facilite l’élaboration d’un projet avec des réseaux de tâches identiques
Un calendrier en Maitrise d’Ouvrage : un outil d’aide à la formation, les utilisateurs pourront obtenir rapidement le planning des études des consultations de l’exécution de leur projet pour l’affiner dans les objectifs
1 Ordonnancement des tâches d’un projet
1.1 Saisie et ordonnancement des tâches d’un projet
Au départ dans le menu Fichier on choisit Nouveau projet On visualise l’écran de base
Remarque : Cet écran de base permet pour chacune des tâches : de saisir leur désignation et leur durée, les critères de sélection, coût et ressource. Il permet facilement d’effectuer une visualisation de tâches d’un projet lors de son ordonnancement.
A) Une première ligne apparait
On clique sur Insérer des tâches à la suite et on saisit un nombre de tâches (dans l’exemple 19). A l’écran s’affiche les 20 tâches, la démarche peut être réalisée plusieurs fois
B) On saisit la désignation des tâches et leur durée
Nota : Pour faciliter la visualisation des démarches on conserve la numérotation
C ) Après l’analyse des tâches du projet, on coche les tâches que l’on sait se suivent 1-2-7-8-9-13-14-17
Dans le menu Sélections des tâches on clique sur Afficher les seules tâches cochées.
Pour visualiser le planning obtenu on clique en haut de l’écran Afficher planning ordonné
On connaît le chemin critique du projet les tâches en rouge et sa durée et son exécution. Pour les autre tâches on identifie les groupes de tâches qui sont liées entre-elles, dans l’exemple les groupes : 2-4-5, 6-12-16. 10-18-19-20, On lie entre elles les tâches de ces groupes
1.2 L’écran de Base et d’ordonnancement du logiciel
On a vu comment lier les tâches d’un réseau qui se suivent. Mais l’écran de l’ordonnancement permet de lier toutes les tâches entre-elles de modifier leurs données type de liens et décalage correspondant.
On visualise les conséquences sur le Gantt et par la suite, on peut apporter toutes les modifications pour affiner le délai du projet, on visualise sa date de fin.
On ordonne une tâche entre son ou ses prédécesseurs et entre un ou plusieurs de ses successeurs. Pour chacun on peut choisir le type de lien et décalage.
Par défaut c’est le type FD, les tâches se suivent avec un décalage 0.
On coche les tâches prédécesseur à une tâche et on clique sur celle-ci. Dans la colonne prédécesseurs on clique sur + coch. On visualise ce prédécesseur, on peut modifier son type de lien et décalage.
Démarche identique pour affecter un ou plusieurs successeurs à la tâche
On fait un double clique et on coch – sel pour les supprimer
On visualise sur le Gantt l’ordonnancement de la tâche 8 avec ses 2 tâches prédécesseurs et ses 3 tâches successeurs
On obtient le planning de l’ordonnancement du projet de l’exemple
Remarque: importante Cette démarche est suffisante pour ordonner un petit projet ou moyen bien connu. Pour un projet important et complexe il faudra le partager par parties pour analyser chacune individuellement puis les lier entre-elles. Les démarches pour cela sont décrites dans une note complémentaire. En particulier utiliser les démarches de sélection, décrites ci-après, pour faciliter l’ordonnancement d’un projet important (voir la note).
1.3 Les contraintes intérieures extérieures et les risques
Lors du déroulement du projet, certaines tâches doivent avoir reçu au-préalable un accord, un approvisionnement, une contrainte extérieure, un risque. Ainsi, il est possible d’affecter une de ces dates pour leur imposer de commencer au plus tard.
Dans l’exemple Restaurant de la démo la tâche 7 a une marge de 2 jours avec son « successeur » la tâche 9. Donc on saisit pour la tâche 7 une date début contrainte le 18/05/22.
Dans l’écran on peut saisir une date contrainte de début et de fin pour chacune des tâches.
L’ordonnancement de la tâche 7 va être modifié, elle deviendra critique et décalera son « successeur » la tâche de 2 jours et par suite le projet également sera décalé de 2 jours.
Nota: La première phase d’un projet est en principe concernée par la prise en compte des contraintes pour commencer.
2 L’utilisation des plannings mémorisés
Après l’ordonnancement de leur projet, les utilisateurs pourront utiliser des plannings mémorisés pour obtenir des plannings qui répondent à leurs besoins
Ceux-ci ont été élaborés à partir d’une spécificité du logiciel Ecoplanning pour pouvoir affecter à chacune des tâches 4 critères de sélection du projet. Ils auront accès à une liste de plannings mémorisés
2.1 Création des critères d’un projet
À la suite de l’analyse du projet l’utilisateur créé dans l’exemple pour son projet 2 critères phases et 3 critères intervenants
Pour créer un Critère N-1, cliquez à l’intersection de la ligne « Phase » et la colonne critère.
N-1 Dito pour les autres critères
Pour les projets importants pour créer les 3 niveaux des 4 critères
sur 3 niveaux 01 on crée P-01-01
et P-01-01-01 dito pour les autres intervenants
2.2 Affectation des critères aux tâches
Dans l’exemple on coche les tâches 1 à 9 et la 12. On clique dans la colonne Phase en vert, dans l’écran critères on choisit P-01
Remarque : On peut, en particulier, pour les projets importants, créer des critères hiérarchisés sous 3 niveaux dans la colonne N-2 et N-3
2.3 Liste des plannings mémorisés
Des plannings mémorisés sont à la disposition des utilisateurs, ils sont numérotés le premier dans l’ordre des plannings et derrière le code du ou des critères concernés pour un besoin donné. En tête des plannings pour des projets joints au logiciel
Exemple : un planning des tâches réparties par intervenants un planning des tâches reparties par phases et intervenants
Liste des plannings mémorisés obtenus avec Tous les plannings du menu Affichage planning
2.4 Utilisation des critères d’un projet
A partir de l’ordonnancement, on obtient un planning prévisionnel qui permet de suivre le déroulement dans les objectifs souhaités. Mais pour des projets il est nécessaire de connaître par qui les tâches seront réalisées, et pour quelle partie elles seront exécutées. Une présentation des plannings obtenus avec l’exemple Restaurant
Avec Tous les plannings du menu Affichage plannings on choisit projets 68 t par phases et intervenants et par intervenants
3 Présentation de la sélection du logiciel Ecoplanning
Remarque : Pour un projet moyen et connu, dès que l’utilisateur aura ordonné son projet et saisi les codes critères, il aura accès aux plannings mémorisés pour obtenir rapidement et facilement un planning qui réponde aux besoins
La démarche sélection Ecoplanning qui sera présentée permet toutes les sélections possibles des données de projets importants
3.1 L’utilisation des tâches cochées facilite la sélection des tâches d’un projet
On crée un exemple de 12 tâches (1), on en coche 6 tâches
Avec Afficher que les seules tâches du menu Sélection tâches on ne conserve que ces 6 tâches cocher (2).
On veux en occulter 2 tâches la 4 et la 10 on les coche (3) et on utilise Cocher- Décocher du menu Sélection tâches (4), pour conserver les tâches non cochées (5).
Si nécessaire on peut ajouter de nouvelles tâches, on clique dans la tâches 12 avec Insérer des tâches à la suite dans l’exemple 2 tâches : la 13 et la 14
(7) utilisation de liste des tâches cochées. On peut sélectionner directement dans la liste des tâches une partie, dans l’exemple de le 3 à la 7 on se place sur la première la tâche 3 et on glisse jusqu à la tâche 7.
(8) dans le menu Sélection tâches on clique sur Cocher plage
Exemple : pour obtenir la plage cochée d’une période d’un projet dans le haut de colonne Db+tot on choisit tris ascendants et on coche la plage entre la tâche du début de la période et la tâche de sa fin.
Remarque : L’utilisation de tâches avec la possibilité de pouvoir cocher individuellement les tâches et de cocher plusieurs phases d’un projet permettent d’obtenir toutes sélections des tâches.
3.2 La démarche performante des sélections du logiciel
Dans la liste des tâches on coche les tâches concernées pour une sélection donnée et on choit le planning mémorisé en fonction des critères que l’on a affectés aux tâches
Exemple : on utilise le planning de 213 tâches joint au logiciel On coche par défilement dans la liste les tâches que l ‘on désire sélectionner pour un besoin donné.
On coche une tâche toutes les 10 tâches, 20 tâches au total
On ne conserve que les seules tâches cochées, dans le menu Sélection tâches on choisit Afficher les seules tâches cochées
Avec Tous les plannings du menus Affichage plannings on choisit projets projet 213 t par intervenants
On peut comparer ce planning partiel au planning de l’ensemble des tâches et inversement en cliquant sur un bouton
2.4 Utilisation des critères d’un projet
A partir de l’ordonnancement, on obtient un planning prévisionnel qui permet de suivre le déroulement dans les objectifs souhaités. Mais pour des projets il est nécessaire de connaître par qui les tâches seront réalisées, et pour quelle partie elles seront exécutées. Une présentation des plannings obtenus avec l’exemple Restaurant
Avec Tous les plannings du menu Affichage plannings on choisit projets 68 t par phases et intervenants et par intervenants
Remarque Importante : On peut apporter des modifications dans ce groupe de tâches affichées en particulier pour ordonner les tâches d’une phase. On peut visualiser aussitôt ces modifications sur le planning partiel obtenu, On peut revenir à l’écran de base avec la Cde Quitter Planning du menu Planning. On peut apporter successivement des modifications dans ce planning partiel
3.3 La sélections des tâches à partir des critères
Pour faciliter l’analyse et l’ordonnancement d’un projet important,
il est nécessaire de saisir les codes critères des tâches en particulier Intervenant. Voir note élaboration du Plannings importants avec le logiciel Ecoplanning.
Dans la colonne du critère Ascendants on utilise l’option tris descendant pour les classer. Dans la liste on coche les tâches qui ont le code intervenant I-03. On peut utiliser l’option Cocher Plage du menu Sélections plage.
Puis dans ce menu Afficher les seules tâches cochées choisir Tous les plannings du menu Afficher et le planning 1.3 Intervenant
4 Le paramétrage du planning sur une page
Avec le logiciel on visualise le planning d’un projet partiel ou de l’ensemble du projet sur une page. En fonction du nombre de tâches et du délai du projet. On a différentes possibilités pour le paramétrer correctement sur un format de A4 à A0.
On utilise deux démarches du menu Planning pour la mise au point successive des données du projet.
– Modifier temporairement les paramètres : on peut apporter des modifications sur toutes données des tâches du projet et on le visualise aussi tôt le résultat
avec
– Réafficher planning dès que l’on fait une ou plusieurs modifications on peut les visualiser sur le planning.
Les modifications pour paramétrer le planning
En tête : Les informations à gauche, titre et sous titre information à droite
Corps du graphe : Pour paramétrer graphe de la page du projet on utilise l’espace entre lignes et colonnes utilisées
Calendrier : Choix dans l’espace entre jour, semaine , mois, trimestre, leurs caractères
Caractéristiques des tâches : Apporter des modifications des données des tâches et des lignes des tâches
Filtres : Sélection pour certains projets
Tri et regroupement : Modifications des données des des critères des bandes à gauche des lignes
Lignes brisées qui visualisent les actualisations
Pieds de page : Dates création, projet, informations
Lorsque que toutes les modifications ont été apportées, avec l’option Créer adaptation planning on sauvegarde ce planning en planning préféré sous un désignation pour ce projet. On pourra ensuite accéder directement dans Plannings préférés du menu Affichage avec les données qui ont été apportées dans le planning.
5 Le choix des options impression du logiciel
Au départ dans le menu Format, on choisit une visualisation Portrait ou Paysage pour avoir la meilleure visualisation du planning, On peut le vérifier avec l’option le Zoom du menu Planning
Dans le menu du haut de l’écran planning vous aurez plusieurs choix
Vous pourrez choisir
– une sortie planning Gantt ou un planning compressé (avec plusieurs tâches sur la même ligne).
– un planning prévisionnel ou le planning du suivi du déroulement du projet.
Le choix du format du projet
Le planning qui apparait sur une page dépend du nombre de tâches et du délai du projet Avec l’option Zoom on choisit le % qui correspond au grossissement pour une visualisation d’une lecture correcte des caractères des tâches sur une page du format A4 à A0.
Pour le projet précédent de 213 tâches En haut un grossissement de 100 % un format A4 En dessous un grossissement de 283 % un format A1.
6 Effectuer le suivi du projet connaitre les conséquences des retards
On choisit l’option Actualisation du menu Outil, l’écran de l’actualisation apparait
L’utilisateur saisit l’avancement de seules tâches en cours dans l’exemple 2 jours pour la tâche 5 et 3 jours pour la tâche 9
Dans Affichage planning on a accès à Autres planning Préféré, on y choisit Compressé Intervenant
